ส่วนประกอบของฐานข้อมูล
Access
ตาราง
ตารางฐานข้อมูลจะมีลักษณะคล้ายกับกระดาษคำนวณ
นั่นคือข้อมูลจะถูกเก็บไว้ในแถวและคอลัมน์ ดังนั้น
จึงเป็นเรื่องค่อนข้างง่ายในการนำเข้าข้อมูลจากกระดาษคำนวณไปยังตารางฐานข้อมูล
โดยข้อแตกต่างที่สำคัญระหว่างการเก็บข้อมูลของคุณในกระดาษคำนวณและการเก็บในฐานข้อมูลจะอยู่ที่วิธีการจัดระเบียบข้อมูล
เมื่อต้องการความยืดหยุ่นสำหรับฐานข้อมูลให้มากที่สุด
ข้อมูลต้องมีการจัดระเบียบลงในตารางเพื่อไม่ให้เกิดความซ้ำซ้อน ตัวอย่างเช่น
ถ้าคุณจะเก็บข้อมูลเกี่ยวกับพนักงาน
ควรป้อนข้อมูลของพนักงานแต่ละคนเข้าไปในตารางที่ใช้เก็บข้อมูลพนักงานเพียงครั้งเดียว
ข้อมูลเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์จะเก็บในตารางของผลิตภัณฑ์
และข้อมูลเกี่ยวกับที่อยู่ของสาขาจะเก็บในตารางอื่น กระบวนการนี้เรียกว่า การทำ Normalization
แต่ละแถวในตารางจะถูกอ้างอิงเป็นหนึ่งระเบียน
ระเบียนคือที่ที่ใช้เก็บข้อมูลแต่ละส่วน แต่ละระเบียนจะประกอบด้วยเขตข้อมูลอย่างน้อยหนึ่งเขตข้อมูล
เขตข้อมูลจะสอดคล้องกับคอลัมน์ในตาราง ตัวอย่างเช่น คุณอาจมีตารางหนึ่งที่ชื่อ
"พนักงาน" ซึ่งแต่ละระเบียน (แถว) จะมีข้อมูลต่างๆ
เกี่ยวกับพนักงานหนึ่งคน และแต่ละเขตข้อมูล (คอลัมน์) จะมีชนิดข้อมูลที่ต่างกัน เช่น
ชื่อ นามสกุล ที่อยู่ และอื่นๆ
เขตข้อมูลนั้นต้องได้รับการออกแบบให้มีชนิดข้อมูลที่แน่นอน ไม่ว่าจะเป็นข้อความ
วันที่หรือเวลา ตัวเลข หรือชนิดข้อมูลอื่นๆ
ฟอร์ม
ในบางครั้งฟอร์มจะถูกอ้างอิงเป็น
"หน้าจอสำหรับป้อนข้อมูล"
ซึ่งเป็นส่วนติดต่อที่คุณใช้ทำงานกับข้อมูลของคุณ
และฟอร์มมักมีปุ่มคำสั่งที่ใช้ดำเนินการคำสั่งได้หลากหลาย
คุณสามารถสร้างฐานข้อมูลโดยไม่ต้องใช้ฟอร์มด้วยการแก้ไขข้อมูลของคุณอย่างง่ายๆ
ในแผ่นข้อมูลตาราง อย่างไรก็ตาม ผู้ใช้ฐานข้อมูลส่วนใหญ่ต้องการที่จะใช้ฟอร์มเพื่อดู
ป้อนข้อมูล และแก้ไขข้อมูลในตารางมากกว่า
ฟอร์มจะให้รูปแบบที่ง่ายต่อการใช้สำหรับทำงานกับข้อมูล
และคุณสามารถเพิ่มองค์ประกอบการใช้งาน เช่น ปุ่มคำสั่ง ลงในฟอร์มได้ด้วย
คุณอาจเขียนโปรแกรมให้กับปุ่มต่างๆ เพื่อใช้กำหนดว่าจะให้ข้อมูลใดบ้างปรากฏบนฟอร์ม
เปิดฟอร์มหรือรายงานอื่นๆ หรือดำเนินงานอื่นหลากหลายประเภท ตัวอย่างเช่น
คุณอาจมีฟอร์มชื่อ "ฟอร์มลูกค้า" ที่คุณใช้ทำงานกับข้อมูลลูกค้า
ฟอร์มลูกค้าอาจมีปุ่มที่ใช้เปิดฟอร์มใบสั่งซื้อที่คุณสามารถป้อนรายการสั่งซื้อใหม่สำหรับลูกค้ารายนั้นได้
รายงาน
รายงานเป็นสิ่งที่คุณใช้เพื่อสรุปและนำเสนอข้อมูลในตาราง
บ่อยครั้งที่รายงานจะตอบคำถามตามที่ระบุไว้ เช่น
"เรารับเงินจากลูกค้าแต่ละรายเป็นจำนวนเท่าไรในปีนี้" หรือ
"ลูกค้าของเราอยู่ที่เมืองใดบ้าง"
แต่ละรายงานสามารถกำหนดรูปแบบให้นำเสนอข้อมูลในรูปแบบที่อ่านง่ายที่สุดได้
รายงานสามารถถูกเรียกใช้เวลาใดก็ได้
และจะแสดงข้อมูลปัจจุบันในฐานข้อมูลเสมอ โดยทั่วไปรายงานจะถูกจัดรูปแบบให้สามารถพิมพ์ออกมาได้
แต่คุณก็ยังสามารถดูรายงานบนหน้าจอ ส่งออกไปยังโปรแกรมอื่น หรือส่งเป็นข้อความอีเมล์ได้เช่นกัน
แบบสอบถาม
แบบสอบถามเป็นส่วนสำคัญในฐานข้อมูลและสามารถดำเนินการฟังก์ชันที่ต่างกันได้จำนวนมาก
ฟังก์ชันทั่วไปส่วนใหญ่ของแบบสอบถามคือการดึงข้อมูลที่ระบุจากตารางต่างๆ ออกมา
โดยข้อมูลที่คุณต้องการดูอาจจะกระจายอยู่ในหลายๆ ตารางก็ได้
และแบบสอบถามจะทำให้คุณสามารถดูข้อมูลที่ต้องการได้ในรูปของแผ่นข้อมูลเดียว
นอกจากนี้ ถ้าคุณไม่ต้องการดูระเบียนทั้งหมดพร้อมกัน แบบสอบถามจะให้คุณเพิ่มเงื่อนไขเพื่อ "กรอง"
ข้อมูลเอาเฉพาะระเบียนที่คุณต้องการออกมา
บ่อยครั้งที่แบบสอบถามทำหน้าที่เป็นแหล่งระเบียนสำหรับฟอร์มและรายงานต่างๆ
แบบสอบถามบางชุด
"สามารถปรับปรุงได้" นั่นหมายความว่า
คุณสามารถแก้ไขข้อมูลในตารางต้นแบบผ่านแผ่นข้อมูลแบบสอบถามได้
ถ้าคุณทำงานในแบบสอบถามที่สามารถปรับปรุงได้
โปรดจำไว้ว่าการเปลี่ยนแปลงของคุณจะมีผลกับตารางต่างๆ ด้วย
ไม่ใช่เฉพาะในแผ่นข้อมูลแบบสอบถามเท่านั้น
แมโคร
แมโครใน Access นั้นจะเหมือนกับภาษาที่ใช้ในการเขียนโปรแกรมอย่างง่ายที่คุณสามารถใช้เพื่อเพิ่มหน้าที่การใช้งานให้กับฐานข้อมูลของคุณ
ตัวอย่างเช่น คุณสามารถแนบแมโครลงในปุ่มคำสั่งบนฟอร์ม
เพื่อให้แมโครนั้นทำงานเมื่อใดก็ตามที่มีการกดปุ่ม
แมโครจะมีแอคชันที่ใช้ดำเนินงานหลายอย่าง เช่น การเปิดรายงาน การเรียกใช้แบบสอบถาม
หรือการปิดฐานข้อมูล
โดยการดำเนินการกับฐานข้อมูลส่วนใหญ่ที่คุณทำด้วยตนเองนั้นสามารถทำได้อัตโนมัติโดยใช้แมโคร
ดังนั้นแมโครจึงเป็นเครื่องมือที่ช่วยประหยัดเวลาที่อย่างมาก
โมดูล
โมดูล (คล้ายแมโคร)
เป็นวัตถุที่คุณสามารถใช้เพื่อเพิ่มหน้าที่การใช้งานให้กับฐานข้อมูลได้
ขณะที่คุณสร้างแมโครใน Access ด้วยการเลือกจากรายการแอคชันของแมโคร
แต่คุณจะสามารถเขียนโมดูลได้ในภาษาการเขียนโปรแกรม Visual Basic for
Applications (VBA) โมดูลเป็นคอลเลกชันของการประกาศ คำสั่ง
และกระบวนงานที่ถูกเก็บไว้ด้วยกันเป็นหน่วยเดียว
โมดูลสามารถเป็นได้ทั้งคลาสโมดูลหรือโมดูลมาตรฐาน
คลาสโมดูลจะถูกแนบไว้ในฟอร์มหรือรายงาน
และมักจะประกอบด้วยกระบวนงานที่เฉพาะเจาะจงไปยังฟอร์มหรือรายงานที่คลาสโมดูลแนบอยู่
ส่วนโมดูลมาตรฐานจะประกอบด้วยกระบวนงานทั่วไปที่ไม่สัมพันธ์กับวัตถุอื่นใด
โมดูลมาตรฐานจะถูกแสดงอยู่ภายใต้ โมดูล ในบานหน้าต่างนำทาง
ขณะที่คลาสโมดูลจะไม่ถูกแสดงไว้
CR:http://office.microsoft.com/th-th/access-help/HA010064450.aspx
